Prompts, Workflows und Strategien für KMU-Inhaber und Führungskräfte — direkt umsetzbar, ohne Vorkenntnisse.
Dieses Buch richtet sich an alle, die KI nicht verstehen müssen, sondern nutzen wollen.
Du willst wissen, welche drei Aufgaben in deinem Betrieb du diese Woche automatisieren kannst — und wie.
Du willst dein Team mit KI effizienter machen, ohne dass jeder Mitarbeitende selbst ein Experte werden muss.
Du brauchst eine klare Einschätzung: Was lohnt sich? Was funktioniert nicht? Wo fängt man an?
Du willst wiederkehrende Aufgaben systematisieren — und KI als verlässliche Schicht im Ablauf verankern.
Jedes Kapitel ist sofort anwendbar — kein Vorgeplänkel, keine Theorie-Kapitel, die du überspringen musst.
Alle Prompts aus dem Buch. Aufklappen, kopieren, in ChatGPT oder Claude einsetzen.
Ich bin [Branche, z.B. Elektriker / Steuerberater / Webdesigner] mit [X] Jahren Erfahrung. Schreib mir ein professionelles Angebot für folgenden Auftrag: [kurze Beschreibung der Leistung] Der Kunde ist: [Privatkunde / Geschäftskunde / Startup / etc.] Ton: freundlich und verbindlich Länge: maximal 200 Wörter Inklusive: klare Preisstruktur, Leistungsumfang, Garantiehinweis, nächster Schritt
Ich habe folgende E-Mail von einem Kunden erhalten: [E-Mail einfügen — ohne Namen und persönliche Daten] Schreib mir eine professionelle Antwort, die: - den Kunden ernst nimmt - klar meine Position darstellt - eine konkrete Lösung oder den nächsten Schritt nennt Ton: sachlich, freundlich, verbindlich Länge: maximal 150 Wörter
Ich bin [Branche] in [Stadt/Region]. Schreib mir einen Post für [Instagram / Facebook / LinkedIn] über folgendes Thema: [Thema oder aktueller Anlass] Der Post soll: - echten Mehrwert oder einen Einblick in meinen Betrieb bieten - keine Werbeklischees enthalten - mit einer klaren Frage oder Handlungsaufforderung enden Länge: maximal 150 Wörter Ton: [direkt / locker / fachkundig]
Du bist ein kritischer, aber fairer Berater. Bitte bewerte folgenden Text / dieses Angebot / diese Idee: [Text oder Beschreibung einfügen] Was ist schwach? Was ist unklar? Was fehlt? Sei direkt. Ich will mich verbessern, nicht ein Lob hören. Format: Erst die 3 größten Schwächen, dann konkrete Verbesserungsvorschläge.
Ich suche eine/n [Berufsbezeichnung] für meinen [Betrieb / Laden / Büro]. Wichtigste Aufgaben: [3–4 Hauptaufgaben] Was wir bieten: [z.B. feste Arbeitszeiten, familiäres Team, Weiterbildung] Was wir suchen: [Muss-Kriterien und nice-to-have] Schreib eine Stellenanzeige, die: - ehrlich und menschlich klingt, nicht nach Konzern - den Arbeitsalltag konkret beschreibt - klarmacht, warum es sich lohnt, bei uns zu arbeiten Länge: maximal 250 Wörter
Hier sind [X] Kundenbewertungen / Rückmeldungen aus den letzten [Zeitraum]: [Bewertungen einfügen — ohne persönliche Daten] Bitte: 1. Fasse die 3 häufigsten positiven Punkte zusammen 2. Fasse die 3 häufigsten Kritikpunkte zusammen 3. Nenne konkrete Maßnahmen, die ich aus diesem Feedback ableiten sollte Format: übersichtlich, mit klaren Abschnitten
Ich habe morgen ein Gespräch mit [Kunde / Lieferant / Mitarbeiter / Investor]. Thema des Gesprächs: [worum es geht] Mein Ziel: [was ich erreichen will] Mögliche Einwände der anderen Seite: [was ich erwarte] Hilf mir: 1. Eine kurze Gesprächsstruktur (Einstieg, Hauptpunkte, Abschluss) 2. Die 3 wichtigsten Argumente für meine Position 3. Wie ich auf den wahrscheinlichsten Einwand reagieren kann
Ich habe folgenden Inhalt erstellt: [Text, Blogbeitrag, Erklärung einfügen] Erstelle daraus: 1. Einen LinkedIn-Post (150–200 Wörter, professionell) 2. Einen Instagram-Caption (80–100 Wörter, persönlicher Ton) 3. Eine E-Mail-Betreffzeile und Einstieg für meinen Newsletter 4. Drei kurze Stichpunkte für eine WhatsApp-Gruppe / interne Nachricht Behalte den Kerninhalt, passe den Ton an das jeweilige Format an.
Ich habe folgende Idee für meinen Betrieb: [Idee beschreiben] Mein Betrieb: [kurze Beschreibung] Meine Ressourcen: [Zeit, Budget, Personal — grob] Bitte prüfe die Idee auf: 1. Was spricht dafür? (echte Stärken, nicht Schönreden) 2. Was spricht dagegen? (reale Risiken und Hindernisse) 3. Was würde ich brauchen, damit es funktioniert? 4. Gibt es eine einfachere Version dieser Idee, die ich erst testen könnte?
Hier sind drei Texte, die ich selbst geschrieben habe: Text 1: [Text einfügen] Text 2: [Text einfügen] Text 3: [Text einfügen] Analysiere meinen Schreibstil: Ton, Satzlänge, typische Formulierungen. Schreib mir dann folgenden neuen Text in genau diesem Stil: [neue Aufgabe beschreiben]
Du bist [konkrete Rolle, z.B. erfahrener Handwerksunternehmer mit 20 Jahren Betriebserfahrung / Steuerfachmann für Selbstständige / Senior-Texter für technische Erklärungen]. Ich werde dir Fragen zu [Thema] stellen. Antworte aus dieser Perspektive mit: - konkreten Praxiserfahrungen - realistischen Einschätzungen (was funktioniert, was nicht) - Hinweisen auf häufige Fehler, die du in der Praxis siehst Erste Frage: [deine Frage]
Erkläre mir [Thema] so, dass ich danach: 1. Die 3 wichtigsten Konzepte verstehe 2. Die häufigsten Fehler kenne 3. Eine fundierte Entscheidung treffen kann Ich habe [5 / 10 / 15] Minuten Lesezeit. Mein Hintergrund: [kurze Beschreibung deiner Vorkenntnisse] Mein Ziel: [warum du das verstehen willst] Kein Fachjargon. Kein Theorie-Overhead. Nur das Wesentliche.
Du bist mein strategischer Berater. Meine aktuelle Situation: [kurze Beschreibung] Mein Ziel: [was du erreichen willst] Bevor du Empfehlungen gibst: 1. Welche Annahmen mache ich, die falsch sein könnten? 2. Welche Fragen sollte ich mir stellen, die ich noch nicht stelle? 3. Welche 2–3 grundlegend verschiedenen Ansätze gibt es? Dann: Deine Empfehlung mit Begründung.
Analysiere die aktuelle Lage in der Branche: [deine Branche]. Fokus auf den deutschen Markt, Stand [aktuelles Jahr]. Strukturiere die Antwort in: 1. Die 3 wichtigsten aktuellen Trends 2. Wo liegen die größten Chancen für kleinere Betriebe? 3. Welche Risiken oder Veränderungen sollte ich im Blick behalten? 4. Was machen erfolgreiche Betriebe in dieser Branche gerade anders? Zielgruppe: Inhaber eines [Betriebsgröße]-Betriebs Mein Kontext: [optional: was dein Betrieb macht]
Ich muss zwischen folgenden Optionen entscheiden: Option A: [beschreiben] Option B: [beschreiben] (Option C: [falls vorhanden]) Hilf mir mit einer strukturierten Entscheidung: 1. Welche Kriterien sind für diese Entscheidung wirklich wichtig? 2. Bewerte jede Option nach diesen Kriterien 3. Welche versteckten Annahmen mache ich? 4. Was ist der entscheidende Faktor, den ich möglicherweise übersehe? Mein Kontext: [was du über deine Situation sagen willst]
Diese Prompts sind im Buchtext eingebettet — als Beispiele, Vergleiche und Vorlagen. Hier zum direkten Kopieren.
Ich bin Inhaber eines Sanitärbetriebs mit 8 Mitarbeitern. Schreib mir ein professionelles Angebot für die Erneuerung einer Badezimmerinstallation. Kunde ist ein Privathaushalt. Das Angebot soll freundlich aber verbindlich klingen, max. 200 Wörter, mit klarer Preisstruktur und einem Hinweis auf unsere 5 Jahre Garantie.
Hilf mir, ein Angebot für einen Neukunden zu strukturieren. Geh dabei in folgenden Schritten vor: 1. Frag mich, welches Problem der Kunde hat 2. Frag nach meiner Lösung und dem Preis 3. Formuliere dann einen überzeugenden Angebotseinstieg 4. Schlage abschließend eine klare Handlungsaufforderung vor
Schritt 1: Schreib einen Entwurf für eine Angebotsmail an einen Neukunden. — nach Erhalt des Entwurfs — Schritt 2: Gut. Mach den Einstieg persönlicher und kürze den mittleren Absatz. — nach der Überarbeitung — Schritt 3: Füge einen konkreten nächsten Schritt am Ende hinzu — z.B. einen Terminvorschlag.
NAME: Reklamation — freundlich, lösungsorientiert ANWENDUNGSFALL: Kunde meldet sich schriftlich mit einer Beschwerde über Qualität, Lieferzeit oder Service. PROMPT: Du hilfst mir, eine Reklamation professionell zu beantworten. Situation: [kurze Beschreibung des Problems] Kundenton: [sachlich / verärgert / verständnisvoll] Was wir anbieten können: [Nachbesserung / Ersatz / Rabatt / Entschuldigung] Schreib eine Antwort, die: - das Anliegen ernst nimmt ohne sofort Schuld zuzugeben - eine konkrete Lösung oder nächsten Schritt nennt - den Kunden als Beziehung erhält, nicht als Problem behandelt - maximal 150 Wörter, sachlich-freundlicher Ton HINWEISE: Platzhalter [Kundenton] deutlich ausfüllen — das verändert den Ton stark. Bei sehr verärgerten Kunden: Empathie-Satz an den Anfang stellen lassen.
NAME: Angebot — Einstieg und Nutzenformulierung ANWENDUNGSFALL: Angebots-E-Mail an einen potenziellen Neukunden oder nach einem Erstgespräch. PROMPT: Schreib den Einstieg und die Nutzenformulierung für ein Angebot. Kunde: [Branche / Größe / was der Kunde macht] Unser Angebot: [was wir anbieten] Das Problem des Kunden: [was ihn beschäftigt / was er lösen will] Unser Vorteil gegenüber Mitbewerbern: [optional] Format: - Betreff-Vorschlag - Einstiegssatz der das Kundenproblem aufgreift (kein "Anbei übersende ich") - 2–3 Sätze Nutzenformulierung - Überleitung zum eigentlichen Angebot HINWEISE: Den Vorteil gegenüber Mitbewerbern nicht weglassen — macht den Einstieg deutlich stärker. Ergebnis immer auf eigene Stimme anpassen.
NAME: Prozess dokumentieren — schnell und klar ANWENDUNGSFALL: Einen internen Ablauf so beschreiben, dass ihn auch Neue sofort verstehen. Für Übergaben, Vertretungen, Einarbeitungen. PROMPT: Hilf mir, diesen Prozess klar zu dokumentieren: Prozess: [Name des Ablaufs, z.B. "Neue Kundenanfrage bearbeiten"] Ich beschreibe den Ablauf jetzt stichpunktartig: [deine Beschreibung] Erstelle daraus eine strukturierte Prozessbeschreibung mit: - Kurzbeschreibung (1 Satz: was ist der Zweck?) - Schritt-für-Schritt-Ablauf (nummeriert, aktive Verben) - Hinweis auf häufige Fehler oder Ausnahmen - Wer ist zuständig / wen informiert man wann? Ton: sachlich, kein Fachjargon, auch für Neue verständlich. HINWEISE: Je unstrukturierter die eigene Beschreibung, desto besser arbeitet KI hier. Rohmaterial einfach reinwerfen — Struktur kommt automatisch.
Spezifischere Werkzeuge für vier Bereiche, in denen KI besonders viel Zeit spart.
Analysiere die Marktpositionierung von [KONKURRENT_1], [KONKURRENT_2] und [KONKURRENT_3] in Bezug auf: USP, Preispositionierung, Zielgruppe, Kommunikationsstrategie und Schwächen. Leite ab, wie sich [EIGENES_UNTERNEHMEN] mit dem Angebot [PRODUKT/SERVICE] differenzieren kann. Erstelle eine Positionierungsmatrix als Übersicht. Fokus: deutscher Markt, B2B-Kontext.
Entwickle 3 detaillierte Buyer Personas für [PRODUKT/SERVICE] von [UNTERNEHMENSNAME]. Je Persona: - Name, Alter, Berufsbezeichnung, Unternehmensgröße - Ziele und Herausforderungen im Arbeitsalltag - Bevorzugte Informationskanäle - Typische Einwände gegen den Kauf - Welche Botschaft sie überzeugt Format: strukturierte Steckbriefe, praxisnah, kein Marketingjargon.
Erstelle einen 4-Wochen-Content-Kalender für [PLATTFORM] für [UNTERNEHMENSNAME] in der Branche [BRANCHE]. Je Post: - Datum und Wochentag - Format (Post / Reel / Story / Artikel) - Thema und Einstiegssatz (Hook) - Klare Handlungsaufforderung Ziel: [MARKETINGZIEL] Posting-Frequenz: [X] mal pro Woche Ton: [TON] — kein Marketingsprech, keine Hashtag-Listen
Ich verkaufe [PRODUKT/SERVICE] an [ZIELGRUPPE]. Erstelle eine Liste der 8 häufigsten Einwände mit je 3 Antwortstrategien. Nutze das Schema: Einwand anerkennen – Perspektive erweitern – vorwärts führen. Typische Einwände: "Zu teuer", "Kein Budget", "Kein Bedarf", "Schlechtes Timing", "Wir haben schon einen Anbieter" Format: Tabelle mit Einwand, Strategie und konkreter Formulierung. Ton: sachlich, wertschätzend, nicht druckvoll.
Schreibe eine überzeugende Executive Summary für ein Angebot an [KUNDE] für [PROJEKT/LEISTUNG]. Inhalte: - Verständnis der Kundensituation (was bewegt den Kunden?) - Vorgeschlagene Lösung in 2–3 Sätzen - 3 Hauptvorteile für den Kunden (konkret, messbar) - Nächste Schritte Ton: professionell, lösungsorientiert, keine technischen Details. Länge: maximal 250 Wörter.
Erstelle eine 3-teilige Follow-up-E-Mail-Sequenz nach einem Erstgespräch / einer Demo mit einem Interessenten. E-Mail 1 (Tag 1): Zusammenfassung + nächste Schritte E-Mail 2 (Tag 4): Mehrwert + konkreter Nutzen / Beispiel E-Mail 3 (Tag 10): Freundlicher Abschluss – Tür offen lassen Kontext: [KURZE BESCHREIBUNG DES GESPRÄCHS] Angebot: [PRODUKT/SERVICE] Ton: professionell, direkt, kein Verkaufsdruck Jede E-Mail: maximal 100 Wörter
Erstelle einen strukturierten Interview-Leitfaden für die Position [POSITION] mit 15 Fragen in 4 Kategorien: 1. Fachliche Kompetenz (4 Fragen) 2. Verhaltensbasierte Fragen nach STAR-Methode (5 Fragen) 3. Kulturelle Passung (3 Fragen) 4. Situative Fragen (3 Fragen) Je Frage: Bewertungskriterien (was ist eine gute Antwort?) Kontext: [KURZE BESCHREIBUNG DES BETRIEBS UND DER STELLE] Ton: direkt, praxisnah, kein HR-Fachjargon
Erstelle einen 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan für eine/n neue/n [POSITION] in [UNTERNEHMENSNAME]. Je Phase (30 / 60 / 90 Tage): - Konkrete Lernziele - Wichtigste Aufgaben und Projekte - Personen kennenlernen - Erwartetes Ergebnis am Ende der Phase Zusätzlich: Checkliste für die ersten 5 Arbeitstage. Arbeitsmodell: [REMOTE / VOR ORT / HYBRID] Ton: klar, handlungsorientiert, auch für Neue sofort verständlich
Formuliere konstruktives Feedback für einen Mitarbeiter basierend auf folgenden Beobachtungen: [KONKRETE BEOBACHTUNGEN — keine Namen oder persönlichen Daten] Nutze das SBI-Modell: Situation – Verhalten – Wirkung. Erstelle: - 2–3 Punkte positives Feedback (konkret, nicht allgemein) - 2–3 Entwicklungsfelder mit konkreten Verbesserungsvorschlägen - Einleitungs- und Abschlusssatz für das Gespräch Ton: wertschätzend, direkt, entwicklungsorientiert.
Führe eine Risikoanalyse für folgendes Vorhaben durch: [BESCHREIBUNG DES VORHABENS] Identifiziere 8–10 potenzielle Risiken. Bewerte jedes Risiko nach: - Eintrittswahrscheinlichkeit (1–5) - Schadensausmaß (1–5) - Risikowert (Multiplikation) Für die Top-3-Risiken: Konkrete Gegenmaßnahmen (präventiv und reaktiv). Format: Übersichtstabelle + kurze Erläuterung je Top-Risiko.
Erstelle eine Entscheidungsvorlage für folgendes Vorhaben: [BESCHREIBUNG DES VORHABENS] Struktur: 1. Kurzzusammenfassung (Was soll entschieden werden?) 2. Ist-Situation (Warum ist eine Entscheidung nötig?) 3. Drei Lösungsoptionen mit Vor- und Nachteilen 4. Empfehlung mit Begründung 5. Kosten-Nutzen-Einschätzung (grob) 6. Nächste Schritte Ton: sachlich, strukturiert, entscheidungsreif. Länge: maximal 400 Wörter.
Erstelle einen Change-Management-Plan für die Einführung von KI-Tools in meinem Betrieb. Betrieb: [KURZE BESCHREIBUNG] Anzahl betroffener Mitarbeitender: [ANZAHL] Größter erwarteter Widerstand: [HAUPTWIDERSTAND] Plan nach drei Phasen: Phase 1 (4–8 Wochen): Vorbereitung – Bewusstsein schaffen Phase 2 (3–6 Monate): Pilot – erste Erfolge sichtbar machen Phase 3 (6–12 Monate): Skalierung – ausweiten und stabilisieren Je Phase: konkrete Maßnahmen, Kommunikationsinhalte, Erfolgsindikatoren.
Fünf beobachtbare Muster — und was sie für KMU bedeuten.
Der Markt will keine allgemeinen Ratschläge mehr. Gefragt sind Abläufe mit klar definiertem Input und Output — Reklamation rein, kategorisierte Aufgabe raus.
Die wertvollsten KI-Anwendungen passieren ohne manuellen Auslöser: Berichte zusammenstellen, Anfragen priorisieren, Daten aufbereiten — während niemand danebensitzt.
Hybrid-Modelle lösen das Datenschutz-Dilemma: Sensibles bleibt lokal, unkritische Aufgaben gehen in die Cloud. Keine Entweder-oder-Entscheidung.
Verbindungen zu E-Mail, Kalender, CRM und Buchhaltung werden zum Standard. KI ohne diese Verbindungen kann denken. KI mit ihnen kann arbeiten.
Der wirtschaftliche Nutzen entsteht nicht im Chat — sondern dort, wo KI in bestehende Prozesse, Datenquellen und Auslöser eingebettet wird.
Gut dokumentierte Workflows sind selbst Assets: für schnellere Einarbeitung, für Skalierung, für Betriebe die ihr KI-Know-how teilen oder verkaufen.
Jeder Band ist eigenständig nutzbar — und alle drei bauen aufeinander auf.
Unterrichtsvorbereitung, Differenzierung, Elternkommunikation und Feedback — effizienter, ohne pädagogische Qualität zu opfern.
Prompts, Workflows und Werkzeuge für den Alltag ohne großes Team — Angebote, Kommunikation, Content. Mit persönlicher Handschrift.
Vom ersten Prompt zur Prompt-Bibliothek, vom Einzelwerkzeug zur Betriebsschicht. KI als strategische Infrastruktur im Unternehmensalltag.
Über zwanzig Jahre IT-Consulting. Heute leitet Mirko Weiße ein Team von Inhouse-Consultants in einem Konzern — zuständig dafür, dass Technologie nicht nur eingeführt wird, sondern tatsächlich funktioniert und von Menschen genutzt wird.
2025 veränderte sich sein Leben grundlegend. Eine schwere Erkrankung ließ ihn körperlich stark eingeschränkt zurück — linksseitig gelähmt, seitdem im Rollstuhl. Was aus der Zwangspause hätte werden können, wurde etwas anderes: eine intensive, unvoreingenommene Auseinandersetzung mit dem, worüber er jahrelang beruflich gesprochen hatte, ohne es jemals so tiefgehend zu durchdenken.
KI. Was sie wirklich kann. Was sie nicht kann. Wo sie im Betriebsalltag tatsächlich hilft — und wo sie Erwartungen enttäuscht, die von Buzzwords geweckt wurden, nicht von Erfahrung. Das Ergebnis sind drei Bücher, die eines gemeinsam haben: keine Theorie für ihre eigene Sake — sondern Praxis, die funktioniert.
Ein ehrlicher Überblick — mit DSGVO-Einschätzung für jedes Tool.
Hat das Buch dir geholfen? Was hätte besser sein können? Jedes Feedback fließt in die nächste Auflage ein.